Zu Beginn eines neuen Semesters geht der Blick gemeinhin in die Zukunft. Wir schauen hier für einmal zusammen mit Sekretärin Franziska Holzach zurück: Wie viel Arbeit musste hinter den Kulissen geleistet werden, damit wir den Blick jetzt hoffnungsvoll vorwärts aufs neue Semester richten können?
Daniel Hurtado
Ein Semesterwechsel kann gerade für Schülerinnen und Schüler eine zweischneidige Sache sein. Einerseits verheisst er Ferien und einen Neustart, gerade den Erstklässlern fällt nach der Probezeit oft ein Stein vom Herzen. Andererseits ist bis dahin so einiges an (Prüfungs-)Stress auszustehen – auch von den oft im Akkord korrigierenden Lehrpersonen. Vergleichbar sind gerade die Belastungsspitzen vor den Ferien auch hinter den Kulissen in der Schulverwaltung, wie Franziska Holzach berichtet: «Ein Semesterwechsel ist ein grosser Zusatzaufwand neben unseren unabhängig davon laufenden Aufgaben. In dieser Zeit sind wir in der Verwaltung jeweils am Anschlag. Was gerade im Winter noch dazukommt: Der Publikumsverkehr auf dem Sekretariat ist ohnehin grösser, etwa wegen der Abgabe von Verträgen für Maturaarbeiten, oder weil man vor den Ferien noch schnell etwas erledigen will.»
Vorarbeiten für den Stundenplan
Der Hauptteil aller Verwaltungsaufgaben rund um den Semesterwechsel spielt sich in drei Bereichen ab: Stundenplan, Zeugnisse und administrative Vorbereitungen aufs neue Semester.
Jedes Semester muss ein neuer Stundenplan erstellt werden, da die Lektionenzahlen der Fächer sich semesterweise unterscheiden. In diesen Prozess sind verschiedene technische Systeme involviert, die mit den richtigen Daten gefüttert werden wollen. Es geht beispielsweise darum, jede Schülerin und jeden Schüler für die individuell richtigen Halbklassen, Freikurse, Schwerpunkt- und Ergänzungsfächer anzumelden. «Diese Informationen müssen absolut fehlerfrei sein», wie Franziska Holzach betont. Sie bilden nämlich gleichzeitig die Grundlage für die aufwändige Arbeit von Stundenplanerin Christina Eichentopf sowie die Pensenberechnung der Lehrpersonen.
Den eigentlichen Stundenplan zu erstellen, ist ein Thema für sich, das hier zu wenig Raum hätte: Das hochkomplexe Konstrukt entsteht in mehreren Phasen. Dabei wollen zahlreiche Wünsche von Lehrpersonen und Klassen mit begrenzen Ressourcen an Räumen und Zeit in Einklang gebracht werden.
Der lange Weg zum Zeugnis
Nach dem Stundenplan stehen die Arbeiten für die Zeugnisse an. Immerhin kann man die einfach schnell ausdrucken – oder? Weit gefehlt: Es steckt erstaunlich viel Handarbeit hinter den Notenbögen. Mit der Notenumfrage bei den Lehrkräften beginnt für Franziska Holzach der grösste Brocken der Arbeit: «Wir müssen jede einzelne Note, die uns die Lehrpersonen melden, von Hand ins kantonale System eingeben. Wir haben rein technisch keine Möglichkeit, Noten z. B. aus Tabellenkalkulationen zu importieren.» Die Sekretärin betont, dass dies auch bei allen anderen Thurgauer Kantonsschulen der Fall ist. Immerhin: Es ist ein IT-Systemwechsel geplant, welcher die ersehnte Funktion umfassen wird.
Sind alle Noten eingetragen, werden die ersten Notenlisten für die Klassenkonferenzen gedruckt, die jeweils am Montag der letzten Semesterwoche stattfinden. Nun sind die Lehrpersonen am Zug. In eingehenden Diskussionen halten sie während eines ganzen Tages Klasse für Klasse und Schülerin für Schüler Rückschau. Spiegeln die Noten das Semester angemessen wider? Was ist in Hinblick auf das kommende Halbjahr zu beachten?
Nach den Konferenzen trägt Franziska Holzach alle dort vorgenommenen Korrekturen ein. Diese bereinigten Listen gehen an den Konvent – an dem allenfalls weitere Anpassungen beschlossen werden. Erst nach der Verabschiedung durch den Konvent am Dienstag der letzten Semesterwoche sind die Noten rechtskräftig und können die Zeugnisse gedruckt werden. Dazu berichtet Holzach: «Das ist gar nicht so einfach: Man muss jedes Fach und jeden Eintrag manuell richtig zuweisen, damit keine Fehler auf dem Druck sind und alle Einträge bei jedem Schüler stimmen.» Die Klassenlehrpersonen unterschreiben und verteilen danach die Zeugnisse (endlich) den Schülerinnen und Schülern.
Nach dem Semester ist vor dem Semester
Sind die Zeugnisse verteilt, bedeutet das für die Klassen vor allem eines: Ferienbeginn! Im Sekretariat stehen aber noch zahlreiche Vorbereitungen aufs neue Semester an: Für die Vorbereitungszimmer braucht es aktuelle Adressverzeichnisse, Repetent/-innen muss man in der neuen Klasse anmelden, die Daten für die Klassen-Mailverteiler gilt es zusammenzustellen, Andreas Debrunner vom Hausdienst darüber zu informieren, welche Spinde wieder frei geworden sind und vieles mehr.
Noch mehr Aufgaben beschert der Semesterwechsel im Sommer. Dann fallen zusätzlich Vorarbeiten für die nach den Ferien neu eintretenden Schülerinnen und Schüler an. Gibt es neue Lehrpersonen, kümmert sich Martha Schori (zuständig für Personal- und Rechnungswesen) um die dafür nötigen Schritte. Eine weitere Herausforderung des Frühlingssemesters: Es finden gleichzeitig die Maturaprüfungen und die Planung der Maturafeier statt, in die das Sekretariat gleichermassen stark involviert ist – womit der eingangs angekündigte Blick zurück nun definitiv zu einem Blick nach vorne geworden ist.
3500 Noten ohne Fehler
Fragt man Franziska Holzach, welche unter allen Aufgaben den grössten Stressfaktor darstellt, muss sie nicht lange überlegen: «Noten eingeben! Hier sind Fehler verboten. Dazu kommt auch der Druck der Zeugnisse, wo keine Angaben fehlen dürfen.» Allerdings sei auch der Stundenplan nicht zu unterschätzen, hier hätten falsche Angaben weitreichende Folgen.
Es steckt also viel hinter einem Zeugnis: alle Emotionen zwischen Freude und Ärger, wochenlanges Lernen – und zahllose Arbeitsstunden hinter den Kulissen. Jedes Semester gibt Franziska Holzach unterstützt von Evelyn Drefs (Rechnungswesen) etwa 3500 Noten ein. Trotz laufendem «Publikumsbetrieb» im Sekretariat ist ihr dabei dank grosser Sorgfalt kaum je ein Fehler passiert. Wir wagen nach dieser Rückschau zu behaupten: Das wird auch im Sommer wieder so sein.
